Kiedy uzgodniliśmy warunki transakcji, możemy posłużyć się dokumentem, który został nazwany fakturą proforma. Jest to pismo, które nie może zostać zaksięgowane, gdyż sprzedaż nie została jeszcze dokonana.

Wystawienie faktury proforma jest czynnością, która ma przybliżyć nabywcy ceny usługi lub produktu, rabaty stosowane przez firmę czy proponowane terminy płatności. Klient otrzymuje taka fakturę od sprzedawcy. Zawiera ona dokładną informację o ilościach zamawianych produktów lub rodzaju usługi łącznie z nazwą firmy, numerem rachunku bankowego. Taka faktura niczym nie różni się od faktury właściwej. Wszystkie pola są takie same. Tylko jedno jest inne. Różnią się te dwa dokumenty nagłówkiem: Faktura VAT/ Faktura proforma.

Jak wystawić fakturę proforma? Nie jest to nic trudnego. Jeśli jesteśmy użytkownikami oprogramowania służącego do fakturowania bez żadnego problemu wystawimy ją w programie. Jest to czynność, łatwa i nietrwająca długo. W przypadku nie posiadania takiego rozwiązania informatycznego, możemy skorzystać ze wzorów, które sa dostępne na stronach internetowych. Taki przykład możemy wydrukować i wypełnić go ręcznie.

Trzecią możliwością jest skorzystanie z programu online. Faktura proforma online może zostać wypełniona w programie, który jest udostępniany na stronie internetowej. Prawda, że proste. Trzeba tez wiedzieć, że jeśli klient odbierze towar lub wykonaną usługę, na nas spoczywa obowiązek wystawienia faktury VAT. Mamy na to 7 dni, według przepisów prawa.